TL;DR — 12 étapes, 3 à 6 semaines
Kap Numérik est l’aide régionale de La Réunion pour digitaliser une TPE/PME (site, e-commerce, logiciel métier, cybersécurité, formation). Vous montez un dossier avec un prestataire référencé, obtenez un accord AVANT de signer le devis, payez l’avance, et la Région rembourse une partie selon le barème. Comptez 3 à 6 semaines entre le premier RDV et la notification.
Vous dirigez une TPE ou une PME à La Réunion et vous voulez moderniser votre outil digital sans tout financer sur fonds propres ? Kap Numérik est le dispositif le plus adapté. Sur le terrain, il bloque souvent sur des détails évitables : prestataire non éligible, devis signé trop tôt, pièce manquante. Ce guide vous donne la marche exacte, étape par étape.
Pour qui c’est éligible — et pour qui ça ne l’est pas
Éligible (cas généraux) :
- TPE/PME immatriculée à La Réunion (SIRET 974) en activité depuis plus de 12 mois
- Effectif salarié dans les seuils PME européens (moins de 250 salariés)
- À jour des obligations sociales et fiscales
- Projet de digitalisation porté avec un prestataire référencé
Non éligible (cas fréquents de refus) :
- Auto-entrepreneur sans activité commerciale prouvée
- Entreprise en procédure collective
- Projet déjà engagé : devis signé ou acompte versé avant l’accord
- Prestataire non référencé Kap Numérik
- Dépenses hors périmètre (matériel grand public, abonnements génériques)
Les critères exacts dépendent de l’appel à projet en cours : vérifiez la fiche officielle Région Réunion à jour.
Coûts éligibles vs non éligibles
| Éligible | Non éligible |
|---|---|
| Création ou refonte de site vitrine | Hébergement seul sans projet de site |
| Site e-commerce, prise de RDV en ligne | Stock, marchandises, Ads |
| Logiciel métier, CRM, ERP, caisse connectée (licence et paramétrage) | Abonnements génériques sans paramétrage projet |
| Cybersécurité : audit, EDR, sauvegarde, sensibilisation | Antivirus grand public sans contrat |
| Formation des dirigeants/salariés sur les outils déployés | Formation déjà financée par OPCO |
| Outils IA appliqués au métier (chatbot, automatisation) | Matériel grand public (téléphones, tablettes) |
Montant et plafond
Kap Numérik fonctionne avec un taux de prise en charge appliqué sur les dépenses éligibles HT, dans la limite d’un plafond. Les barèmes évoluent selon l’appel à projet en cours. À titre indicatif :
- Taux de prise en charge en général entre 50 % et 80 % des dépenses éligibles
- Plafond d’aide en milliers d’euros, modulé selon la nature du projet
- Part restante à la charge de l’entreprise — jamais 100 %
Pour le montant exact applicable à votre projet, demandez la fiche officielle à jour à la Région ou à un prestataire référencé.
Les 12 étapes pour monter votre dossier
Étape 1 — Cadrer le besoin métier réel
Action : posez le problème métier à résoudre avant tout devis. Durée : 1 à 2h en interne. Outil : document Word ou Google Doc d’une page. Piège : partir d’une solution plutôt que d’un besoin.
Étape 2 — Vérifier votre éligibilité de base
Action : contrôler ancienneté, effectif, statut fiscal et social. Durée : 30 min. Outil : Kbis (Infogreffe), attestation URSSAF, attestation fiscale. Piège : une dette URSSAF même faible bloque le dossier.
Étape 3 — Choisir un prestataire référencé Kap Numérik
Action : identifier un prestataire inscrit à la liste des opérateurs. Durée : 2-5 jours pour comparer 2-3 prestataires. Outil : liste officielle Région Réunion. Piège : prestataire qui « peut faire » mais n’est pas référencé = aide refusée d’office.
Étape 4 — Faire chiffrer le projet (devis détaillé)
Action : devis ligne à ligne lisible par un instructeur non technique. Durée : 3-7 jours. Outil : devis PDF avec libellés, quantités, montants HT. Piège : les forfaits opaques.
Étape 5 — Rédiger la note de projet
Action : 1-2 pages décrivant contexte, besoin, solution, impacts attendus. Durée : 2-4h. Outil : trame fournie par le prestataire. Piège : copier-coller une plaquette commerciale.
Étape 6 — Rassembler les pièces administratives
Action : Kbis < 3 mois, liasse fiscale, RIB, attestations, pièce d'identité, devis signé "bon pour accord sous réserve d'aide". Durée : 1-2 jours. Piège : signer un « bon pour accord » ferme avant la décision = motif de refus n°1.
Étape 7 — Déposer le dossier sur la plateforme régionale
Action : compte entreprise sur la plateforme des aides Région Réunion, formulaire, pièces. Durée : 1-2h si pièces prêtes. Piège : téléverser des pièces dans le mauvais champ.
Étape 8 — Répondre aux demandes complémentaires de l’instructeur
Action : répondre sous 48-72h. Durée : 1-3 échanges sur 1-3 semaines. Outil : messagerie de la plateforme. Piège : laisser dormir une demande 10 jours = -3 semaines.
Étape 9 — Obtenir la notification d’accord
Action : réception courrier/mail officiel précisant le montant accordé. À partir de là seulement, signez le devis ferme. Durée : 3-8 semaines après dépôt complet. Piège : confondre accusé de réception et notification d’accord.
Étape 10 — Lancer le projet avec le prestataire
Action : devis ferme, acompte, démarrage. Respecter le périmètre validé. Durée : 1-6 mois selon nature. Piège : ajouter des prestations sans avenant = pas remboursé.
Étape 11 — Constituer le dossier de paiement (justificatifs)
Action : factures acquittées, preuves de paiement, PV de réception, livrables. Durée : 2-4h. Piège : facture non acquittée bloque le versement.
Étape 12 — Demander le versement de l’aide
Action : déposer le dossier de paiement. Durée : 30 min pour dépôt, 4-12 semaines pour le versement. Piège : jeter les pièces. Conserver 10 ans en cas de contrôle.
FAQ — Kap Numérik en 5 questions
Combien de temps faut-il pour obtenir une décision Kap Numérik ?
Comptez 3 à 8 semaines entre dépôt complet et notification, selon la période et la charge de l’instructeur.
Peut-on cumuler Kap Numérik avec d’autres aides ?
Le cumul est possible sur certaines aides mais jamais sur les mêmes dépenses. À vérifier au cas par cas avec votre prestataire et l’instructeur.
Que se passe-t-il si je signe le devis avant l’accord ?
Motif de refus le plus fréquent. Signez uniquement un « bon pour accord sous réserve d’obtention de l’aide » avant la notification.
Quels prestataires sont référencés Kap Numérik à La Réunion ?
La Région tient à jour une liste officielle. DigiDataLe accompagne des dossiers Kap Numérik. Demandez systématiquement la preuve de référencement avant d’engager le chiffrage.
Combien coûte le montage du dossier ?
Selon le prestataire, montage offert dans la prestation principale ou facturé en forfait. Un montage standard ne devrait pas excéder une demi-journée de travail.